Certifeye Business Licentie- FAQ

Met het Regular en Enterprise account kunt u uw toegang delen met een onbeperkt aantal collega’s. U kunt het ook rollen toewijzen, zodat verschillende toestemmingniveaus toegewezen kunnen worden aan verschillende gebruikers. U hoeft niet een nieuwe licentie aan te schaffen voor elke gebruiker.

1. Ga naar de pagina Gebruikers.
2. Klik op Aanmaken gebruiker.
3. Geef de volledige naam en het e-mailadres op. Houd er rekening mee dat u enkel een adres kan gebruiken dat hetzelfde domein heeft als het adres in de originele inschrijving. Als een account geregistreerd is met certificaten@abc.com, dan kunt u bijvoorbeeld een gebruiker registreren met het emailadres documenten@abc.com, maar niet documenten@xyz.com
4. Markeer de juiste kiesvakken om de gebruikersrechten toe te wijzen.
5. Bevestig de actie door te klikken op Bewaren.

De beheerder van het account kan op elk moment een bedrijfsgebruiker Verwijderen. Let op: Deze actie kan alleen worden uitgevoerd als er geen actieve taken aan deze gebruiker zijn toegewezen.

Om er zeker van te zijn dat de gebruiker kan worden verwijderd, moet u eerst de functie Delegeren gebruiken.

Om een gebruiker te Verwijderen:

1. Ga naar de pagina Gebruikers.
2. Klik met de rechtermuisknop op de gebruiker die u wilt verwijderen.
3. Selecteer de optie Gebruiker verwijderen in het contextmenu. Let op dat deze actie niet ongedaan kan worden gemaakt.
4. Bevestig de actie door op OK te klikken.

De beheerder van het account kan de functie Delegeren gebruiken om alle actieve aanvragen door te geven aan iemand anders in uw bedrijf. Deze functie kan nuttig zijn bij een personeelswijziging of in geval van afwezigheid van een collega.

Om taken te Delegeren:

1. Ga naar de pagina Gebruikers.
2. Klik in de linkerbovenhoek van het Gebruikers overzicht op Delegeren.
3. Open de keuzelijst in het veld Delegeren aan gebruiker om te selecteren welke gebruiker alle huidige taken en verzoeken zal opgeven.
4. Vervolgens kunt u beslissen of er opnieuw e-mails moeten worden verzonden zodra de gebruiker is vervangen, zodat de ontvanger wordt geïnformeerd dat een andere persoon de taak heeft overgenomen en dat er contact moet worden opgenomen.
5. U kunt de omvang van de te delegeren taken selecteren: Alle verzoeken / Alleen de vragenlijst verzoeken / Alleen de certificaat verzoeken.
6. Tenslotte beslist u wie de gedelegeerde taken zal overnemen. Selecteer een gebruiker uit de keuzelijst.
   Het systeem berekent en toont het aantal taken dat zal worden overgedragen in het bericht onder het veld.
7. Bevestig uw actie door op de OK knop te klikken.

De beheerder van het account kan rechten wijzigen voor alle gebruikers van het bedrijf.

Als goede gewoonte raden wij aan om minstens 2 actieve beheerders te hebben die toegang hebben tot uw Certifeye account.

Om een beheerder aan te wijzen:

1. Ga naar de pagina Gebruikers.
2. Klik met de rechtermuisknop op de gebruiker die u als beheerder wenst aan te duiden.
3. Selecteer de optie Bewerk gebruiker in het contextmenu.
4. Vink het vakje Is beheerder aan.
5. Bevestig de wijzigingen door te klikken op Bijwerken.

Houd er rekening mee dat gebruikers hun eigen rechten niet kunnen wijzigen.

Certifeye gebruikers en uw leveranciers kunnen uw bedrijf contacteren via de Primaire contactpersoon.

Indien u de enige gebruiker bent van uw account, moeten uw contactgegevens zichtbaar zijn voor Alle Certifeye gebruikers.

Om de Primaire contactpersoon te wijzigen:

1. Ga naar Mijn Bedrijf pagina.
2. Open de dropdown lijst in het veld Primaire contactpersoon.
3. Selecteer de gebruiker die een standaard contact zal zijn voor andere Certiefye gebruikers. Vergeet niet de wijzigingen op te slaan onderaan de pagina

Certifeye maakt het mogelijk om alle informatie over certificaten, leveranciers en klanten centraal te bewaren. U kunt al deze data op uw manier organiseren door gebruik te maken van aangepaste kolommen. 

Zo kunt u de informatie snel en gemakkelijk filteren, sorteren en opzoeken. Ook kunt u de resultaten vervolgens exporteren naar MX Excel.

Om uw eigen kolommen te maken in het bedrijvenoverzicht:

1. Ga naar het scherm Velddefinities.
2. Klik vervolgens op Selectie om te kiezen voor welk overzicht u deze nieuwe kolommen wil inzetten, bijvoorbeeld bedrijven. 
3. Klik op Toevoegen nieuw veld/vraag. Hier kunt u een eigen kolommen aanmaken, dat u later in het bedrijfsoverzicht terugziet. 
4. Kies het veldtype: Tekst, getal, mutliple choice of bijvoorbeeld de datum. 
5. Controleer de rest van de veldeigenschappen en klik op Bewaren.
6. Ga terug naar het scherm waar u het nieuwe veld voor heeft gemaakt. 
7. Klik op Instellingen en op Aanpassen Lijstweergave om uw de nieuwe kolom te activeren en te slepen naar de de gewenste plek. 

Houd er rekening mee dat elke aangemaakte kolom zichtbaar is voor iedereen binnen uw organisatie. Elke gebruiker kan de layout individueel aanpassen door kolommen aan en uit te zetten en deze in de gewenste volgorde te plaatsen. 

In Certifeye moet een certificaat digitaal worden goedgekeurd nadat het is geüpload. Zodra het certificaat is goedgekeurd, krijgt uw contactpersoon een bevestiging van goedkeuring en wordt het certificaat opgeslagen in uw administratie.

Als een certificaat dat u nodig had van de leverancier niet meer nodig zal zijn in uw huidige administratie kunt u deze verwijderen uit het huidige overzicht en het toch bewaren in het archief.

Om een document te Stoppen:

1. Ga naar het scherm Bedrijven en certificaten.
2. Zoek het certificaat dat u wil stoppen.
3. Klik met de rechtermuisknop op het gewenste certificaat om het context menu te openen en klik op Vereiste certificaten.
4. Klik met de rechtermuisknop op het gewenste document en klik op Stoppen.
5. Vul de reden in voor het stoppen van deze documentenreeks.
6. Bevestig uw keuze

De status van dit document verandert naar Beëindigd . 

Het beëindigde document zal niet meer zichtbaar zijn in het overzicht van actieve documenten. U zult het niet meer zien op het scherm Bedrijven, maar u heeft wel nog toegang tot elke versie vanuit het  Vereiste certificaten scherm van de leverancier. Gebruik hiervoor de Selectie bovenaan de tabel. Verander dan de selectie van Laatste naar Allemaal. 

Om de redenen tot Stoppen te bekijken, bekijkt u de Audittrail door met de rechtermuisknop het context menu te openen. 

U kunt het stoppen bovendien ongedaan maken door een verzoek te vernieuwen. Klik hiervoor met de rechtermuisknop om het context menu te openen, selecteer Vernieuwen en kies ervoor om een nieuw verzoek te versturen of om zelf een document te uploaden. Indien het bedrijf ook een Certifeye gebruiker is, dan kunt u zien of zij een vereist certificaat hebben en erop Abonneren. 

De optie om te Verlengen is alleen beschikbaar als u al een document heeft geaccepteerd dat door uw leverancier is aangeleverd of als u het bestand zelf heeft geüpload.  

Om de goedkeuring van een document te Verlengen:  

1. Ga naar het scherm Vereiste certificaten van uw leverancier.  
2. Klik met de rechtermuisknop op een geselecteerd document om het contextmenu te openen.   
3. Klik op de menuoptie Verlengen. Klik op de pijl om de datumkiezer te openen en selecteer een nieuwe acceptatiedatum. Let op dat de datum in de toekomst moet liggen.  
4. Vul de reden in voor het verlengen van de acceptatie. Deze opmerking zal zichtbaar zijn in de Audittrail van dit document. 

De Accepteer t/m datum wordt bijgewerkt. De Geldig t/m datum blijft hetzelfde als voorheen.  

Het verlengde certificaat wordt groen weergegeven en wordt weer gemarkeerd als Goedgekeurd. 

De enige manier om de Verlengen ongedaan te maken, is door de oorspronkelijke goedkeuring van het document ongedaan te maken door het document terug te zetten naar de status Aangeboden. U vindt de optie Annuleer afkeuren/goedkeuren ook in het contextmenu van een geselecteerd document. 

Via Mijn Dashboard krijgt u direct een overzicht van alle vereiste en afgelopen certificaten, alsook uw nieuwe notificaties.

U ziet onmiddellijk welke certificaten vernieuwd moeten worden, welke nog wachten op goedkeuring,
en welke taken nog openstaan aan de kant van uw relaties. 

U kunt automatische e-mail notificaties instellen die u zullen informeren over openstaande taken voordat de deadlines hiervan verstrijken. Indien u Certifeye dagelijks gebruikt, kunt u de hoeveelheid van deze herinneringen beperken.
  
Om de frequentie van e-mails te wijzigen: 

1. Ga naar de pagina Mijn Instellingen. 
2. Zoek het veld Stuur een mail over ongeziene notificaties.  
3. Hier kunt u instellen op welke dagen u herinneringen wil ontvangen door deze te selecteren. 
4. Om de e-mails compleet uit te schakelen, deselecteert u alle velden. Hierdoor zal u geen e-mails over uw notificaties meer ontvangen, maar vindt u deze wel terug op het Mijn Dashboard scherm. 

Houd er rekening mee dat als u in het verleden nog ongelezen notificaties had staan, het systeem u hierover wel zal blijven informeren. Om dit op te lossen, gaat u naar het Mijn Notificaties  scherm en markeer alle notificaties als Gezien.

Elke Certifeye gebruiker kan diens openstaande taken bekijken via het Dashboard.
Volg de onderstaande stappen en haal alles uit de diverse widgets die de openstaande taken onderverdelen in een aantal categorieën:

• Bij jou aangevraagd: Hier ziet u verzoeken die geadresseerd zijn aan uw organisatie, inclusief documenten die u reeds toegestuurd heeft maar die afgewezen zijn door de ontvanger.
• Door jou vereist: Toont documenten die u zijn toegestuurd en die wachten op uw goedkeuring, alsook uw documenten die binnenkort verlopen en actie behoeven.
• Vragenlijsten: Hier ziet u taken gerelateerd aan vragenlijsten die u naar andere Certifeye gebruikers heeft gestuurd, of die u ontvangen heeft om in te vullen.

U ziet dus direct welke certificaten aan vernieuwing toe zijn, welke documenten op uw goedkeuring wachten en welke taken nog uitgevoerd moeten worden door uw Certifeye relaties.

De Certifeye applicatie is meer dan een plek om certificaten uit te wisselen.

U kunt ook op maat gemaakte vragenlijsten opsturen naar uw leveranciers. De link naar zo’n vragenlijst wordt meegezonden met de aanvraagmail en kan online ingevuld worden. 

U kunt uw vragenlijst bijvoorbeeld ontwerpen voor het meten van een leveranciersbeoordeling. Uw leverancier zal direct de benodigde informatie kunnen invullen. Dit helpt uw klant-leverancier relatie, maakt het proces efficiënter en bespaart u veel tijd. 

U kunt bepaalde veldsoorten toevoegen aan uw vragenlijst, als: 

• Drop-down vragen; 
• Meerkeuzevragen; 
• Datumveld met handtekening;
• Bestand uploaden.

Het aanvragen van vragenlijsten werkt op dezelfde manier als voor de certificaten en andere documenten. Uw relatie ontvangt automatisch een link via e-mail met het verzoek het webformulier in te vullen. Zodra de antwoorden zijn ingediend, ziet u een nieuwe taak in Mijn Dashboard en een notificatie in uw account. U kunt dan de aangeleverde vragenlijst inzien en goedkeuren of afwijzen.

Om een vragenlijst aan te maken: 

1. Ga naar Vragenlijsten. 
2. Klik op Nieuwe vragenlijst 
3. Vul de naam van de vragenlijst in en selecteer de gewenste taal. 
4. Klik op Bewaren om de selectie te bevestigen. 
5. Klik met de rechtermuisknop op de zojuist gecreëerde vragenlijst en selecteer de optie Ontwerp. 
6. Zet uw vragenlijst op met gebruik van de elementen die beschikbaar zijn aan de linkerzijde van uw scherm. Sleep en plaats het gewenste element om de opties hiervan te bewerken. Ook kunt u elke verandering testen om zo het eindresultaat te bekijken. 
7. Wanneer uw ontwerp klaar is, bent u klaar om deze te verzenden. Dit doet u door de vragenlijst te Bewaren en terug te gaan naar het Vragenlijsten scherm. Daar klikt u met de rechtermuisknop op de vragenlijst en klikt op Activeren vragenlijst.  

Vragenlijsten zijn enkel beschikbaar voor Enterprise klanten. Voor meer informatie over het gebruik van vragenlijsten, kunt u contact met ons opnemen via support@certifeye.com.