Een onderdeel van het Kwaliteit Management Systeem (KMS/QMS) van een organisatie is de leveranciersbeoordeling. Deze is van belang voor de borging van de kwaliteit van  eigen producten of diensten die een organisatie levert. Als de leveranciers niet voldoen aan de verwachtingen, of zelfs onvolmaakte producten of diensten leveren, heeft dat immers direct effect op de interne kosten en wellicht zelfs op het geleverde eindproduct richting uw eigen afnemer.

Leveranciersmanagement verbeteren met geïntegreerde dashboarddocumentatie

Nu is een leveranciersbeoordeling meer dan alleen de uitvraag van certificaten, footprints, labresultaten etc. Vaak zijn er ook beoordelingsvragenlijsten, specifieke werkwijze-overeenkomsten, productspecificaties en meer uiteenlopende documenten aan de orde bij de werkrelatie met een leverancier. Een QMS heeft dit soort documentatie normaliter beschikbaar via het dashboard van het systeem. Het zou dus mooi zijn als Certifeye op datzelfde dashboard inzicht kan geven in de status van alle documentatie die aangevraagd is bij een specifieke leverancier. Dat kunnen certificaten zijn, maar ook de andere genoemde documenten zoals bijvoorbeeld de CO2-voetafdruk. Verloopt de geldigheid van zo’n document, dan verschijnt de melding ook op het dashboard van het Kwaliteit Management Systeem.

Kwaliteitsmanagement stroomlijnen met Certifeye API integratie

Certifeye heeft nu een API beschikbaar die dit mogelijk maakt. De eerste vorm van integratie met een KMS is daarmee een feit en natuurlijk niet geheel toevallig met de ManualMaster Trevally software. Deze zusterorganisatie heeft meer dan 32 jaar ervaring met het beheren en delen van processen, procedures en werkinstructies op het gebied van onder meer kwaliteit, veiligheid en milieu. Kwaliteitsmanagers, inkopers en andere kwaliteitsverantwoordelijken kunnen nu eenvoudig vanaf het dashboard alle relevante standaarddocumenten en certificaten zien, alsook de status van documenten die een vervaldatum hebben en opnieuw bij de leverancier moeten worden aangevraagd. ManualMaster Trevally introduceert deze integratie in de eerstvolgende release eind april 2024.

Toegankelijkheid vergroten: Certifeye API integratie voor verschillende systemen

Verschillende klanten hebben aangegeven met deze integratie aan de slag te willen gaan. Heeft u vragen over de koppeling, of werkt u met een ander systeem dan ManualMaster Trevally voor uw interne organisatie? Laat het ons gerust weten via info@certifeye.com. De API is beschikbaar en is ook in te richten voor andere systemen als daar vraag naar is.

Hoe gaan organisaties aan de slag met Certifeye? Regelmatig stellen wij deze vraag aan gebruikers van ons platform. Vandaag in de spotlight: Bidfood. Zij werken sinds 2023 met Certifeye en delen graag hun ervaringen door de bril van de groothandel voor de foodprofessional.

Bidfood haalt met Certifeye zekerheid en kwaliteit in huis

‘Ketenpartners en auditoren vragen steeds vaker om informatie die aantoont dat in bepaalde procedures gecertificeerde leveranciers zijn opgenomen. We moeten kunnen aantonen dat we onze dossiers op orde hebben. Die zekerheid en kwaliteit hebben we met Certifeye in huis gehaald.’

Aan het woord is Sander Bijlsma projectmanager Inkoop bij horeca groothandel Bidfood. Hij zegt dat Certifeye de organisatie veel tijdwinst oplevert. Zijn afdeling doet zaken met meer dan 1.000 leveranciers. Zij leveren alles wat nodig is in de Nederlandse horeca- en zorgkeukens om voedsel te bereiden en op te slaan. Van vers- en diepvriesproducten tot keukenapparatuur.

Automatisch verloop aanvraag en beheer van documenten

Het opvragen, controleren en beheren van alle informatie uit de keten nam veel tijd in beslag. Sander: ‘We zijn toen gaan kijken hoe we dat proces anders konden inrichten en kwamen uit bij Certifeye. Daarmee verloopt het aanvragen en beheren van de documenten nu automatisch. Als een certificaat verlopen is, stuurt de applicatie direct een melding uit richting leveranciers.’

Certificaten op bedrijfs- en artikelniveau

‘Van onze leveranciers verwachten we dat ze voldoen aan kwaliteitseisen die gelden op het gebied van voedselveiligheid en onder meer zijn vastgelegd in IFS, BRC, FSSC en ISO standaarden. Daarnaast heeft Bidfood te maken met producten die een keurmerk hebben. Bij elkaar hebben we naar schatting 3.000 certificaten nodig. Dat zijn hoofdzakelijk certificaten op bedrijfsniveau. In de toekomst zie ik het er van komen dat certificaten ook op artikelniveau nodig zijn.’

De Certifeye Wallet

Bidfood biedt ketenpartners haar eigen certificaten aan via de Certifeye Wallet. Iedereen kan van deze online tool gratis gebruikmaken. Sander: ‘Klanten en relaties kunnen zo direct bij de documenten die we met de Wallet beschikbaar stellen. Dat leidt tot positieve reacties.

De voedingsindustrie is nog niet zo bekend met Certifeye. Wat dat betreft vervullen we als Bidfood een voortrekkersrol. Grote retailers beschikken wellicht over een eigen systeem, maar er zijn heel veel partijen in het land die hun voordeel met Certifeye kunnen doen.’

Uitvragen met Vragenlijsten

Sander experimenteert met vragenlijsten voor klanten die hij in Certifeye maakt en verstuurt. ‘Met de lijsten gaan we de interne richtlijnen van onze leveranciers na en geven we aan wat we van hen verwachten. Die informatie nemen we op in onze procedures en processen. Zo tonen we aan dat we met gecertificeerde leveranciers werken, die aan onze eisen voldoen.’

Informatiedeling van bedrijfsprocessen

Het delen van informatie over al dan niet duurzaam geproduceerde artikelen, productspecificatie processen, milieufootprints, maar ook sociale omstandigheden en leveranciersbeoordelingen heeft een enorme vlucht genomen. De trend vraagt om een visie en herijking van bedrijfsprocessen.

Hoe gaat Bidfood daarmee om?

Sander: ‘De vraag naar data neemt toe. Om die ontwikkeling bij te benen heb je een goed systeem nodig waarmee je kwaliteitseisen kunt waarborgen. Een paar jaar geleden was de richtlijn om met een nieuwe leverancier in zee te gaan nog niet zo strak geformuleerd en keken we vooral naar welke andere partijen al werden geleverd.’

Op zoek naar een basis om informatie te delen

‘Ik denk dat het goed is voor de keten om een basis neer te leggen voor de manier waarop informatie kan worden gedeeld en opgeslagen. Om goed samen te werken in de keten is transparantie nodig.

Onze gebruikers kennen Certifeye door en door. Hoe helpt het platform hen bij terugkerende administratieve werkzaamheden? Vandaag geven wij het woord aan Anton Heintjes, accountmanager, en Tom Nijhof, kwaliteitsmanager bij Jonker & Schut. Zij werken al sinds 2021 met Certifeye en delen graag hun ervaringen in het verpakken en ompakken van poedervormige zuivelproducten en certificaatbeheer.

‘Certifeye maakt certificaatbeheer schaalbaar en dat is super belangrijk voor ons’

‘Het maakt niet uit van hoeveel leveranciers je certificaten en documenten moet opvragen en beheren. Als je ze borgt met een goedwerkend systeem als Certifeye, doen aantallen er niet toe. Certifeye maakt certificaatbeheer namelijk schaalbaar en die schaalbaarheid is superbelangrijk voor ons’, zegt Anton Heintjes, accountmanager bij Jonker & Schut.

Zijn collega en kwaliteitsmanager Tom Nijhof voegt daaraan toe: ‘De bedrijven aan wie wij producten leveren, willen weten of onze leveranciers en wijzelf gecertificeerd zijn. Met Certifeye kunnen we heel eenvoudig checken wie en wat is goedgekeurd en leiden we ons uitgebreide certificaatbeheer in goede banen.’

Strenge controles
De productieketen van Jonker & Schut bestaan voor het leeuwendeel uit poedervormige zuivelproducten die onder streng toezicht van uiteenlopende instanties vallen. Zo heeft de organisatie de juiste halal- en koosjercertificaten en daarmee een welverdiende plek in de bijbehorende leveringsketen. Daar komen ook nog doorlopende controles van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) en Stichting Controle Orgaan voor Kwaliteits Zaken (COKZ) bij. Dit alles komt uit op zo’n 50 audits per jaar.

Nauwkeurige en zorgvuldige ketenregistratie
Uit de hele wereld komen certificerende instanties bij het bedrijf langs om te checken of de producten waarmee wordt gewerkt uit koosjer en halal gecertificeerde grondstoffen bestaan. Jaarlijks worden daarvoor honderden certificaten en documenten opgevraagd en met het online platform beheerd. Veel voedsel dat we dagelijks consumeren bevat namelijk zuivelcomponenten: van bakproducten, brood, fris en chocolade tot bier, sportvoeding en zelfs medicijnen. Het gaat om een grote diversiteit aan producten. Bij aflevering van de producten moet Jonker & Schut ook zijn eigen certificeringen kunnen overleggen.

Poortwachtersfunctie om keten te borgen
De processen vereisen een nauwkeurige en zorgvuldige ketenregistratie. ‘Jonker & Schut vervult in de keten een poortwachtersfunctie’, zegt Anton. ‘We zijn een dienstverlenend bedrijf, geen producteigenaar. Klanten kopen poeders in om dat vervolgens te verkopen. Wij verpakken en transporteren. Bij aflevering moeten we aan kunnen tonen dat de producten die we vervoeren ook daadwerkelijk koosjer en halal geproduceerd zijn. Iemand moet de keten borgen. Om dat proces te managen gebruiken we Certifeye.’

Uren bezig met mailverkeer
Voorheen werden benodigde certificaten in mappen opgeslagen op de computer. Als daarin iets veranderde, waren de kwaliteitsbewakers van Jonker & Smit uren bezig met het rondsturen van mailtjes.
Tom: ‘We werden niet getriggerd als een certificaat verliep. Jaarlijks gingen er honderden mails uit om afdelingen, klanten en leveranciers te vragen of documenten aan vervanging toe waren of aangepast moesten worden. Vaak kreeg je onvolledige informatie terug, of de boodschap dat de rest wel zou volgen of wat later zou komen. Dat gebeurde natuurlijk niet en moest je weer aan de slag.’

Soepel certificaatbeheer
‘Dat proces loopt met Certifeye nu veel soepeler. Het platform verzorgt en ontzorgt ons en houdt ons certificaatbeheer actueel. Mails worden automatische de deur uitgestuurd als een nieuw certificaat nodig is of toe is aan een update.’
Ton en Anton voorzien dat het aanleveren van certificaten en het beheer daarvan in de toekomst alleen maar zal toenemen. ‘Klanten, leveranciers en producenten willen steeds vaker precies weten waar producten uit bestaan en waar ze vandaan komen.’

Certificaatbeheer als integraal onderdeel QMS
Goed certificaat- en documentbeheer vergt goede organisatie en registratie. ‘Wet- en regelgevingen veranderen met de dag. Er komt steeds meer controle op ons af, want we varen mee op de eisen van de klant. Certifeye is voor ons het enige middel waarmee we de processen kunnen borgen.’
Certificaatbeheer maakt om die reden integraal onderdeel uit van het QMS van Jonker & Schut. ‘Certifeye zal steeds dieper in ons kwaliteitsmanagement worden geïntegreerd, waardoor we het platform steeds meer zullen gebruiken.’

Met Certifeye enquêtes en vragenlijsten maken
Anton en Tom zijn al voorbereidingen aan het treffen om Certifeye in te zetten voor enquêtes en vragenlijsten richting leveranciers. Gedacht wordt aan kwaliteitsgerichte vragenlijsten en klanttevredenheidstests. ‘We zijn MVO gecertificeerd en overwegen om hierover vragenlijsten uit te sturen. Maar dat is nog toekomstmuziek. Nu zijn we vooral bezig ervoor te zorgen dat de halal en koosjer producten goed zijn geborgd.’

Certifeye gezien gemak en tijdwinst dé oplossing
Goed voorbeeld doet goed volgen. Relaties hebben bij Jonker & Schut hun oog laten vallen op Certifeye en zijn er gebruik van gaan maken.
Anton: ‘Ik denk dat veel bedrijven jaloers op ons kunnen zijn als ze zien hoe weinig tijd wij kwijt zijn met ons certificaatbeheer, omdat alles hier automatisch verloopt. Als je certificaatbeheer in je kwaliteitssysteem wilt vastleggen, dan is Certifeye gezien het gemak en de tijdwinst dé oplossing.’

Onze gebruikers kennen Certifeye door en door. Hoe helpt het platform hen bij terugkerende administratieve werkzaamheden? Vandaag geven wij het woord aan Paul Broersen en Eefje Peters- Elfering, respectievelijk de Quality Manager en ICT-Manager bij Royal De Ree Holland B.V. Zij werken al sinds 2020 met Certifeye en delen graag hun verhaal.

Royal De Ree Holland B.V. zocht een overzichtelijke tool om certificaten van leveranciers op één centrale plek goed te beheren en beheersen. De bloembollenspecialist kwam in 2020 uit bij Certifeye. De ontwikkelingen rond duurzaamheid en de doelstelling om in 2024 100% gecertificeerde producten te kunnen inkopen, speelden daarbij een belangrijke rol.

Royal De Ree Holland is ruim 100 jaar gespecialiseerd in het ontwikkelen, verpakken en transporteren van topkwaliteit bloembollen en aanverwante producten. Het bedrijf levert aan verschillende markten in meer dan 40 landen en is zich aan het voorbereiden op de wetgeving rond de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). Daarmee worden bedrijven vanaf 2024 verplicht te rapporteren over hun impact op de mens en het klimaat. De richtlijn moet zorgen voor meer transparantie en betere kwaliteit van informatie over duurzaamheid.

Grip op certificering

Certificaten die Royal De Ree Holland met Certifeye beheert hebben betrekking op Global G.A.P., Global G.A.P. IDA, MPS-GAP, MPS ABC en MPS SQ, FSC, PEFC, SEDEX, Skal en de GRASP-beoordeling. Deze certificaten zijn afkomstig van leveranciers van bloembollen, planten, papier, karton, hout, en plastic.
Paul Broersen, Quality Manager bij Royal De Ree Holland: ‘De hoeveelheid certificaten en de CSRD vragen om betrouwbare data uit de keten en bloembollensector. We willen hier zoveel mogelijk grip op krijgen via certificaatuitwisseling en straks misschien ook via het uitschrijven van vragenlijsten richting ketenpartners. Op dit moment zijn we voor de CSRD bezig met het inventariseren van data: welke informatie hebben we al in huis en welke hebben we nodig uit te keten?’

Certificaten beheren en delen

Royal De Ree Holland haalde voorheen zijn informatie van zijn ketenpartners rechtstreeks op bij MPS. ICT Manager, Eefje Peters: ‘Nadeel daarvan was dat we niet op de dag konden nagaan of leveranciers nog waren gecertificeerd. Dat werd gedaan naar aanleiding van de producten die één keer per jaar werden geleverd. Dat was voor ons te minimaal.’

‘Met Certifeye beheren we certificaten op één centrale plek. Kwekers kunnen via hun Certifeye Wallet zelf hun certificaten beheren en met ons delen. Van kwekers die daar geen gebruik van maken, verwerkt het systeem deze automatische aanvragen. Zo creëren we een totaaloverzicht en kunnen we de einddata van certificaten goed beheren. Als ze aflopen krijgen we automatisch een seintje en kunnen zo op tijd aan de bel trekken bij onze leveranciers.’

Administratieve druk verkleinen

De leveranciers reageren volgens Eefje met gemengde gevoelens op het platform. ‘Je hebt leveranciers die direct aansluiten en je hebt leveranciers met een aversie tegen het vastleggen van certificaten en alles wat dat met zich meebrengt.’ ‘Dat ligt dus niet aan Certifeye, maar zit hem meer in het hele certificeringsproces. Dat wordt door sommige kwekers als een extra administratieve last ervaren. Paul: ‘Uiteindelijk helpt Certifeye ons met het overzicht bewaren over waar we staan in de keten. Daarmee is het tegelijkertijd een goede graadmeter voor onze doelstelling om in 2024 een 100% gecertificeerd product in te kunnen kopen.’

Uiteindelijk helpt Certifeye ons met het overzicht bewaren over waar we staan in de keten

Eefje: ‘We hopen dat Certifeye in de toekomst hét platform wordt waar alle kwekers in de bloembollensector hun certificaten opslaan en waarvan iedereen gebruik zal maken.’

Paul ziet dat steeds meer collega-exporteurs zich aansluiten bij het platform. ‘Doordat veel kwekers zich op ons verzoek hebben aangesloten bij Certifeye, kunnen andere exporteurs hier op meeliften en makkelijker gebruikmaken van het platform. Certificeren vraagt nu eenmaal om registratie en administratie. Dat kunnen we niet wegnemen. Maar hoe meer ketenpartners en sectorgenoten zich aansluiten, hoe kleiner de administratieve druk voor kwekers rondom certificatie en hoe lager de drempel om certificaten te delen.’

Informatie uitwisselen over de CO2-footprint

De vraag om informatie te delen wordt voor de sierteeltsector steeds urgenter en daarmee wordt de uitdaging om de juiste data bij de juiste klant te krijgen steeds groter. Paul: ‘Elke klant heeft zijn specifieke wensen op het gebied van duurzaamheid, milieu en certificering. Dat maakt het complex om de juiste informatie door te spelen naar de volgende schakel in de keten.’

Het aantal verzoeken om informatie te delen over zaken als gewasbescherming en verpakkingen valt nog mee bij Royal De Ree Holland. ‘We weten dat die vragen wel gaan komen en ook daarin kan Certifeye helpen om gegevens op te halen, te beheren en te delen. Royal De Ree Holland is sinds 2021 CO2-neutraal gecertificeerd voor scope 1&2 en is nu ook bezig met het in kaart brengen van de impact van de gehele keten (scope 3). Met behulp van Certifeye kunnen we deze informatie uit de keten halen.’

Paul: ‘De CSRD verplicht ons daartoe. Op gebied van milieu en sociale zaken beginnen klanten voorzichtig te vragen naar waar we staan als bedrijf en over welke informatie we wel en niet beschikken. Op een aantal onderdelen wordt ons nu al gevraagd informatie te delen en dat zal alleen maar toenemen.

Op den duur hebben we dus wel steeds meer data nodig. We beschikken al over veel algemene informatie waarmee we een deel van onze CSRD verplichtingen in kunnen vullen. Maar ook de CSRD vraagt om steeds meer specifiekere en betrouwbare data. Sinds 1998 zijn we ISO 14001 gecertificeerd en zorgen we ervoor dat wet- en regelgeving geïmplementeerd is in ons QMS. We laten ons niet verrassen door de CSRD. Rapporteren over milieuzaken zit al in ons systeem. De CSRD is daarop een uitbreiding.’

Certificeren als belangrijke graadmeter

‘Overal om je heen hoor je wat de maatschappij vindt en denkt over milieuzaken en sociale aangelegenheden. Aan die zaken geven we invulling. Certificering is voor ons een belangrijke graadmeter om te kijken waar we staan in de bloembollensector. Daarnaast zijn we Sedex member waarmee wordt gekeken naar de sociale omstandigheden binnen ons bedrijf en onze keten.
Vanuit ondernemerschap zeg ik dat er teveel wet- en regelgeving op tafel ligt voor dit soort zaken. Aan de andere kant is de CSRD een goede stap om binnen Europa transparant te kunnen rapporteren over milieuzaken en sociale omstandigheden binnen de keten.’