Certifeye Wallet – FAQ

Als eigenaar bent u de enige die uw account kan activeren en verzoeken om het te sluiten. U kunt de documenten die u uploadt in uw Certifeye Wallet bewerken en hun privacy instellingen selecteren. U bepaalt wie beheerder wordt om in uw naam te handelen en u kunt gemakkelijk de geselecteerde beheerders verwijderen.

De beheerder van uw Certifeye Wallet krijgt toegang tot uw account en kan dezelfde acties uitvoeren als u – de eigenaar. Een persoon in die rol zal in staat zijn om documenten te uploaden, bij te werken en om e-mails van Certifeye te ontvangen, inclusief aanvragen voor documenten en meldingen over uw account. Het is mogelijk om uw activiteit op Certifeye Wallet met deze rol volledig uit te besteden.

Indien u dit wenst, kunt u deze rol toewijzen aan een andere persoon, een extern bureau of het bedrijf dat u de uitnodiging naar ons platform gestuurd heeft.

U kunt de beheerdersrechten van elke bijkomende gebruiker op elk moment terugtrekken in het tabblad Instellingen op https://wallet.certifeye.com/settings. Zij kunnen uw rechten echter niet aanpassen.

Als de door u gekozen beheerder zichzelf uit het systeem verwijdert, wordt u hiervan automatisch op de hoogte gebracht via e-mail.

Het instellen van een beheerder is niet noodzakelijk.

Als u bent uitgenodigd voor de Certifeye Wallet door een van onze gebruikers, bijvoorbeeld omdat u aangesloten bent bij een vereniging, kan de uitnodigende partij de beheerder van uw account zijn.

Om de toegang van deze partij te blokkeren en de externe beheerder te verwijderen, bijvoorbeeld wanneer u de vereniging verlaat en het beheer over uw certificaten weer zelf in handen wilt nemen, gaat u naar het tabblad Instellingen op https://wallet.certifeye.com/settings en verwijdert u de beheerder.

Daar klikt u simpelweg op de rode knop “Verwijder beheerder”. U heeft nu als enige toegang tot uw eigen administratie in Certifeye.

Wanneer u besluit om een document op Publiek te zetten, kunnen Certifeye gebruikers deze onmiddellijk bekijken en koppelen aan hun administratie. U hoeft deze verbinding niet te bevestigen en de gebruikers zullen onmiddellijk de updates ontvangen die u van deze documenten uploadt. Houd er rekening mee dat elk bestand dat u publiekelijk uploadt onmiddellijk gedownload kan worden door zowel gebruikers van Certifeye als externen.

Bovendien is het delen van uw documenten en certificaten op uw Publiek Profiel van Certifeye Wallet een geweldige manier om uw bedrijf in de spotlight te zetten. Laat uw (potentiële) klanten zien waarom u de sterkste leverancier bent in uw niche.

Als u de documentstatus instelt op Privé, kunnen alleen de eigenaar van de account en de beheerder het bestand bekijken. Niemand anders krijgt toegang tot het bestand, totdat u besluit het document te delen via een link of door het beantwoorden van een ontvangen verzoek. Zodra het bestand is gedeeld, kan de ontvanger een kopie downloaden en/of zich abonneren op het bestand.

Wanneer u dit document in uw eigen Certifeye Wallet vernieuwt, zal de abonnee hiervan op de hoogte gebracht worden en de update ontvangen.

Indien u een privédocument wenst te delen met iemand zonder een Certifeye account, zal voor elke nieuwe versie van het bestand een link moeten worden verstuurd.

Een Certifeye Wallet account is gratis en ontworpen om slechts door één eigenaar te worden gebruikt. Elke eigenaar kan één beheerder uitnodigen om de verantwoordelijkheden over te nemen en te helpen bij het up-to-date houden van de certificaten.

Als u geïnteresseerd bent in het uitvoeren van de volledige certificatenadministratie en het delen van de toegang met een team van gebruikers, neem dan contact met ons op via info@certifeye.com. Wij denken graag met u mee over een oplossing die past bij de behoeften van uw organisatie.

U kunt uw bestand uploaden in het tabblad Certificaten op https://wallet.certifeye.com/certificates door te klikken op de knop Document toevoegen.

Bekijk de video waarin dit stapsgewijs wordt uitgelegd:

Certifeye zal u informeren wanneer de documenten in uw Wallet op het punt staan te vervallen. Wanneer u inlogt, ziet u op de Start pagina alle verlopen certificaten https://wallet.certifeye.com/home.

Indien u een nieuwe versie van een certificaat heeft ontvangen, kunt u de oude versie in uw Wallet gemakkelijk vernieuwen.

Klik hiervoor op het pictogram Nieuwe versie toevoegen. Bekijk de video waarin dit stapsgewijs wordt uitgelegd:

Certifeye Wallet maakt het mogelijk om verbonden te blijven aan andere Certifeye gebruikers en om hun aanvragen gemakkelijk te beantwoorden vanaf 1 scherm.  
  
Om een aanvraag te beantwoorden:  

1. Open de e-mail met de aanvraag.  
2. Klik op de link in de e-mail.
   Houd er rekening mee dat deze stap noodzakelijk is om uw Certifeye Wallet te verbinden aan het account van de aanvrager.  
3. Log in naar uw account.  
4. Op de startpagina ziet u de aanvragen widget, waarin u alle Aangevraagde documenten kunt zien. 
5. Klik op het aangevraagde document om de rij te markeren.  
6. Klik op de ronde knop in de hoek rechtsonder.  
7. Kies uw actie:
   – Weigeren, als u het verzochte certificaat niet bezit en niet van plan bent te behalen in de nabije toekomst.
   – Kies document, als u wilt bladeren door uw documenten of een nieuwe wil uploaden. 
   – Herplan, als u het aangevraagde document op dit moment niet bezit, maar deze wel wilt aanbieden op een later moment. 

Zodra u een aanvraag beantwoordt, verdwijnt deze uit de widget. Indien u een bestand hebt aangeboden, ontstaat er een abonnement tussen de aanvrager en uw document. Elke keer wanneer u dit certificaat vernieuwt, zal deze persoon automatisch de nieuwe versie ontvangen zonder dat er nieuwe aanvragen aan te pas komen.
   

Als u verwacht dat de levering of verlenging van uw document vertraagd zal zijn, kunt u het document herplannen, ook nog voor de vervaldatum.  

Om een verlopen of aangevraagd document te herplannen:  

1. Ga naar de startpagina van uw Certifeye Wallet https://wallet.certifeye.com/home  
2. Klik op de taak die u opnieuw wilt herplannen. 
3. Klik op de ronde oranje menuknop in de rechterhoek.  
4. Klik op de menu optie Herplannen. 
5. Klik op de pijl om de datumkiezer te openen en selecteer een datum voor uw lopende taak.  
6. Bevestig actie.  

De taak wordt verplaatst naar de widget Documenten in afwachting. Zodra u uw document ontvangt, kunt u deze daar uploaden. Ook kunt u de taak opnieuw herplannen naar de nieuwe verwachtte datum. 

Herplannen van documenten is ook mogelijk via het Certificaten scherm https://wallet.certifeye.com/certificates. 

Uw abonnees zullen onmiddellijk de verwachtte datum in hun administratie zien. Uw Wallet account zal ook de notificaties voor elk aflopend certificaat in de Documenten in afwachting widget pauzeren. 

U kunt één of meer documenten uit uw Certifeye Wallet selecteren en delen door een unieke, beveiligde link te creëren. De link kan naar iedereen worden verzonden en is 7 dagen geldig. 

De ontvanger kan dan de door u verzonden bestanden downloaden. 

Om uw documenten te delen: 

1. Ga naar de Certificaten pagina.
2. Selecteer een of meer documenten in de lijst door de vakken aan de linkerzijde aan te vinken.  
3. Klik op het Selecteer Actie icoon aan de rechterkant van het scherm. 
4. Klik op Delen. 
5. Vul het e-mailadres van de ontvanger in, druk op Enter en klik op Verzend Link om een e-mail te sturen, of klik op Kopieer Link om deze te delen met anderen. 

Als uw zakenpartners Certifeye gebruiken, kunnen zij zich ook gemakkelijk abonneren op de documenten die u heeft verstuurd.
Alle aangemaakte links staan vermeld in het tabblad Gedeelde links op. Daar kunt u ook de door u aangemaakte links herroepen, zelfs voor hun vervaldatum van 7 dagen.

Een abonnement is een geautomatiseerde update van uw documenten die rechtstreeks aan een gebruiker van het Certifeye platform wordt verstrekt. Door verbinding te maken met uw Wallet, kan een gebruiker van Certifeye uw Publieke certificaten zien en een document ontvangen zonder u een aanvraag te sturen. Een abonnement betekent ook dat elke nieuwe versie van dit document dat naar uw Wallet wordt geüpload, ook automatisch naar alle abonnees wordt gestuurd.

Certifeye gebruikers kunnen zich ook abonneren op Privé documenten, maar enkel als u hier expliciet toestemming voor geeft. Hiervoor kunt u een verzoek vanuit uw Wallet beantwoorden of een directe link naar uw documenten vanuit de Wallet delen. U bepaalt te allen tijde op welke Privé documenten anderen zich kunnen abonneren.

U ontvangt een melding per e-mail als een Certifeye gebruiker zich op uw document abonneert. Daarnaast kunt u altijd het aantal abonnees controleren in de Geabonneerde kolom van de Certificaten pagina. U vindt meer details in het tabblad Geabonneerde wanneer u de rij met een geselecteerd document uitvouwt.

U kunt een aanvraag dat naar u gestuurd was weigeren. Dit kan zowel bij een nieuwe aanvraag, of bij een aanvraag om een reeds afgewezen document aan te passen. 

Deze optie kan gebruikt worden wanneer uw organisatie een bepaald certificaat niet heeft en niet van plan is om deze te verkrijgen in de nabije toekomst. 

Weigeren:

1. Ga naar de Startpagina van uw Certifeye Wallet account 
2. Klik op de aanvraag die u wilt weigeren 
3. Klik op de ronde oranje knop in de rechterhoek   
4. Klik op de menu optie Weigeren
5. Bevestig uw keuze
6. De aanvraag wordt verwijderd van uw Startpagina en de aanvrager zal zien dat de status veranderd is naar Niet Beschikbaar. Ook ontvangt de aanvrager een e-mail dat het aangevraagd document niet beschikbaar zal worden gemaakt.    

U kunt de Weigeren optie gebruiken vanuit de widgets Aangevraagde documenten en Afgewezen documenten. 

Om het document te verbergen, stelt u de zichtbaarheidsstatus ervan in op Privé. U kunt deze keuze maken tijdens of na het uploaden van het bestand. Ga daarvoor naar het tabblad Certificaten op https://wallet.certifeye.com/certificates, vind het document en klik op het icoontje Bewerken. De zichtbaarheidsstatus kan op elk moment gewijzigd worden.

Als u het document aan een specifieke zakenpartner wilt tonen, kunt u het eenvoudig via de Certifeye link verzenden. Alleen abonnees zullen blijvend toegang hebben tot een gedeeld Privédocument en zullen in de toekomst op de hoogte worden gebracht van de updates.

Een vragenlijst is een direct verzoek om antwoorden, dat naar u is gestuurd door een Certifeye-gebruiker. U kunt hier rechtstreeks antwoord op geven vanuit uw Wallet account. Wanneer u op de link in de e-mail klikt, wordt u doorgestuurd naar de inlogpagina en komt u terecht op de “Start” pagina. Hier ziet u een aantal widgets, elk met een ander type taken. 

De widget “Aangevraagde vragenlijsten” vermeldt alle openstaande verzoeken voor vragenlijsten die wachten op uw actie. 

Om de vragenlijst in te vullen, volgt u deze eenvoudige stappen: 

Stap 1: Klik op de taak voor de vragenlijst 

Stap 2: Druk op de ronde knop en ga naar “Vul de vragenlijst in“. U wordt doorgestuurd naar een online formulier dat is gedefinieerd door de Certifeye-gebruiker die u het verzoek heeft gestuurd. 

Stap 3: Vul alle antwoorden in en zorg ervoor dat alle vereiste velden zijn ingevuld. Controleer ook of er extra tabbladen bovenaan de pagina staan. Let erop dat elke vragenlijst anders kan zijn. U kunt ook worden gevraagd om een bestand bij te voegen of uw handtekening te zetten. 

Stap 4: Nadat u de antwoorden heeft ingevuld, klikt u op “Verzenden” bovenaan de pagina. 

Wij vragen u om uw antwoorden binnen 30 minuten na het starten van de sessie te verstrekken, om ervoor te zorgen dat uw inzending correct wordt verwerkt. 

Indien nodig kunt u op de “Terug” knop drukken om de antwoorden die u al heeft ingevuld op te slaan en later de rest van de vragenlijst in te vullen. 

Na het indienen ziet u een pop-upvenster waarin u een bericht kunt toevoegen voor de aanvrager. Wanneer u na het indienen van het antwoord terugkeert naar de startpagina, zal de vragenlijsttegel de status “Ingediend” in groene kleur weergeven. 

U ontvangt een bevestigingsmail zodra uw antwoorden beoordeeld en geaccepteerd zijn. 

Als de aanvrager de ingediende antwoorden afwijst, wordt u per e-mail op de hoogte gesteld met een afwijzingsopmerking en de mogelijkheid om de vragenlijst te corrigeren. 

Als de aanvrager de ingediende antwoorden afwijst, wordt u per e-mail op de hoogte gesteld met een afwijzingsopmerking. De afwijzingsmail bevat een link die u terugleidt naar de Wallet waar u eventuele informatie kunt corrigeren of aanvullen. U ziet een overzicht van de afgewezen items in de widget “Afgewezen vragenlijsten“. Om toegang te krijgen tot de afgewezen antwoorden, klikt u op de taak. Druk vervolgens op de ronde knop en ga naar “Vul de vragenlijst in“. Nadat u alle nodige correcties heeft aangebracht of ontbrekende informatie heeft ingevuld, drukt u op de knop “Verzenden“. 

Bij het indienen kunt u een bericht toevoegen als antwoord op de afwijzingsopmerking die door de aanvrager is verzonden. 

Het Certifeye Netwerk identificeert uw account op basis van uw uniek e-mailadres. U kunt uw vindbaarheid vergroten door het gebruik van  Zoek tags.

Gebruik hiervoor bijvoorbeeld uw identificatienummer, of de internationale naam van uw bedrijf. Alle zoekwoorden die passen bij uw organisatie kunnen andere gebruikers helpen om u te vinden op het Certifeye netwerk.

Tags kunnen op elk moment toegevoegd, bewerkt of verwijderd worden via de Tags pagina. U kunt de termen ook vertalen zodat ze vindbaar zijn voor zowel Nederlandstalige als Engelstalige Certifeye gebruikers.

Al uw huidige Tags zijn ook te vinden onder het tabblad Profiel. 

Een Tag toevoegen:   

1. Ga naar het tabblad Tags
2. Klik op + Tags toevoegen
3. Vul het nummer of de term in dat u wenst te gebruiken als zoek tag 
4. Kies het Type: Zoek tag
5. Clik op de knop Bewaren. 

Een Zoek tag vertalen: 

1. Ga naar het tabblad Tags
2. Kies de tag die u wilt vertalen
3. Klik op het menu icoon in de Actie kolom
4. Klik op Wijzigen
5. Klik op het icoon van de aarde
6. Typ de vertaling in beide talen
7. Klik op de knop Bewaren

Een Tag is een digitaal label dat vastgemaakt wordt aan uw Wallet en/of de documenten die u daarin heeft verzameld. Tags kunnen gebruikt worden voor identificatie of om andere informatie mee te geven.

Op de Tags pagina kunt u tags van 2 typen Toevoegen, Wijzigen, Verwijderen, of Verversen:

• Zoek tag – Deze tag is openbaar en kan gebruikt wordenglobus om uw organisatie te vinden op Certifeye. Zoek tags zijn ook te zien op de Profiel pagina en kunnen, indien actief, gebruikt worden om te filteren in het Publieke Profiel. Ook kunnen ze gebruikt worden om uw documenten te markeren en te filteren.
• Gebruiker tag – Deze tag is prive en enkel zichtbaar voor de gebruikers van uw Wallet. Het kan alleen gebruikt worden om uw documenten te markeren en te filteren. 

Elke tag kan vertaald worden naar het Nederlands en het Engels, zodat de tag weergegeven wordt volgens de instellingen van de gebruikers.  

Een Tag toevoegen:   

1. Ga naar het tabblad Tags
2. Klik op + Tags toevoegen
3. Vul het nummer of de term in dat u wenst te gebruiken als tag 
4. Kies het Type
5. Clik op de knop Bewaren

Een Tag vertalen: 

1. Ga naar het tabblad Tags
2. Kies de tag die u wilt vertalen
3. Klik op het menu icoon in de Actie kolom
4. Klik op Wijzigen
5. Klik op het icoon van de wereldbol
6. Typ de vertaling in beide talen
7. Klik op de knop Bewaren

Tags gebruiken:

1. Ga naar Certificaten
2. Klik op het menu icoon in de Actie kolom
3. Kies de optie Beheer tags
4. Kies tags uit de lijst
5. Klik op de knop Opslaan

Uw documenten filteren met Tags: 

1. Ga naar de pagina Certificaten
2. Klik op de filterbalk bovenaan de pagina
3. Typ of selecteer de tags die u wilt gebruiken voor het filteren van documenten
4. Pas indien gewenst de filter optie aan

U kunt kiezen uit de volgende opties: 

En – alle documenten met alle geselecteerde tags filteren

Of – alle documenten met minstens één van de geselecteerde tags filteren

Geen – alle documenten met geen enkele van de geselecteerde tags filteren

U kunt gemakkelijk een overzicht van al uw openbare certificaten presenteren middels uw Publiek Profiel. Enkel uw geldige documenten met status openbaar zullen hierop getoond worden. 

Om uw Publieke Profiel te activeren:  

1. Ga naar het tabblad Profiel.   
2. Scroll naar het onderdeel Publiek Profiel. 
3. Markeer het veld Activeer uw openbare profiel van uw Certifeye Wallet. 
4. U ziet de unieke link direct onder het gemarkeerde veld. 
5. Vul extra (contact)informatie in van uw organisatie. 
6. Sla uw wijzigingen op door te klikken op de Bijwerken knop onderaan de pagina. 

Deel uw Publiek Profiel URL op uw website of op social media. Bezoekers kunnen dan uw bestanden downloaden of zich hier direct op abonneren en automatisch updates ontvangen als zij een Certifeye account hebben.

Via uw Startpagina krijgt u direct een overzicht van al uw openstaande taken. De widgets op deze pagina verdelen de taken in verschillende groepen:

Vervallen documenten: Toont documenten die binnenkort vervallen of al vervallen zijn en die het uploaden van een nieuwe versie behoeven.

Documenten in afwachting: Taken die herpland zijn door uw organisatie en op verdere actie wachten, bijvoorbeeld het beantwoorden van verzoeken of het vernieuwen van een document.

Aangevraagde documenten: Toont documenten die andere gebruikers van het platform van u vragen.

Afgewezen documenten: Toont documenten die uw organisatie heeft toegestuurd naar een andere gebruiker, maar die afgekeurd zijn door de aanvrager. Deze behoeven dus verdere actie.

Aangevraagde vragenlijsten: Een overzicht van vragenlijsten die uw organisatie heeft opgevraagd bij andere gebruikers van het platform.

Afgewezen vragenlijsten: Een overzicht van vragenlijsten die u toegestuurd heeft, maar die zijn afgekeurd door de aanvrager. Deze behoeven dus verdere actie.

Door uw Publiek Profiel aan te passen, maakt u een blijvende indruk bij het presenteren van uw organisatie en certificaten. Volg de onderstaande stappen om uw profiel aan te passen:

1. Ga naar uw Profiel pagina:
   Scroll omlaag naar de kop “Publiek Profiel” op uw Profiel pagina.
2. Activeer uw Publiek Profiel:
   Vink het veld “Activeer uw openbare profiel van uw Certifeye Wallet” aan.
3. Kies en toon een aangepaste omslagafbeelding:
   Voeg een aangepaste header toe aan uw Publiek Profiel om uw unieke identiteit te tonen en een blijvende indruk te maken tijdens het vertonen van uw nalevingsstatus.
4. Laat uw naleving van Baskets zien:
   Toon uw nalevingsstatus met een verzameling vereisten, die binnen Certifeye een Basket genoemd worden. Zo kunnen gebruikers uit bijvoorbeeld de sierteeltsector gemakkelijk delen dat zij voldoen aan de vereisten van de FSI2025 Basket of Standards.
5. Voeg extra informatie toe:
   In de volgende stappen kunt u extra informatie invullen, zoals een beschrijving van uw organisatie, contactgegevens, uw website en een tekst over hoe u naar duurzaamheid kijkt, eventueel met een link naar een externe pagina.
6. Aanpassingen opslaan:
   Nadat de velden ingevuld zijn, klikt u op Bijwerken zodat alle informatie op uw Publiek Profiel verschijnt. Had u deze openbare profielpagina openstaan? Laad de pagina dan opnieuw om de wijzigingen te bekijken.

Door deze stappen te volgen, kunt u effectief uw Publiek Profiel verbeteren en een blijvende indruk achterlaten die verder rijkt dan Certifeye.