Uit de praktijk: Bidfood
Hoe gaan organisaties aan de slag met Certifeye? Regelmatig stellen wij deze vraag aan gebruikers van ons platform. Vandaag in de spotlight: Bidfood. Zij werken sinds 2023 met Certifeye en delen graag hun ervaringen door de bril van de groothandel voor de foodprofessional.
Bidfood haalt met Certifeye zekerheid en kwaliteit in huis
‘Ketenpartners en auditoren vragen steeds vaker om informatie die aantoont dat in bepaalde procedures gecertificeerde leveranciers zijn opgenomen. We moeten kunnen aantonen dat we onze dossiers op orde hebben. Die zekerheid en kwaliteit hebben we met Certifeye in huis gehaald.’
Aan het woord is Sander Bijlsma projectmanager Inkoop bij horeca groothandel Bidfood. Hij zegt dat Certifeye de organisatie veel tijdwinst oplevert. Zijn afdeling doet zaken met meer dan 1.000 leveranciers. Zij leveren alles wat nodig is in de Nederlandse horeca- en zorgkeukens om voedsel te bereiden en op te slaan. Van vers- en diepvriesproducten tot keukenapparatuur.
Automatisch verloop aanvraag en beheer van documenten
Het opvragen, controleren en beheren van alle informatie uit de keten nam veel tijd in beslag. Sander: ‘We zijn toen gaan kijken hoe we dat proces anders konden inrichten en kwamen uit bij Certifeye. Daarmee verloopt het aanvragen en beheren van de documenten nu automatisch. Als een certificaat verlopen is, stuurt de applicatie direct een melding uit richting leveranciers.’
Certificaten op bedrijfs- en artikelniveau
‘Van onze leveranciers verwachten we dat ze voldoen aan kwaliteitseisen die gelden op het gebied van voedselveiligheid en onder meer zijn vastgelegd in IFS, BRC, FSSC en ISO standaarden. Daarnaast heeft Bidfood te maken met producten die een keurmerk hebben. Bij elkaar hebben we naar schatting 3.000 certificaten nodig. Dat zijn hoofdzakelijk certificaten op bedrijfsniveau. In de toekomst zie ik het er van komen dat certificaten ook op artikelniveau nodig zijn.’
De Certifeye Wallet
Bidfood biedt ketenpartners haar eigen certificaten aan via de Certifeye Wallet. Iedereen kan van deze online tool gratis gebruikmaken. Sander: ‘Klanten en relaties kunnen zo direct bij de documenten die we met de Wallet beschikbaar stellen. Dat leidt tot positieve reacties.
De voedingsindustrie is nog niet zo bekend met Certifeye. Wat dat betreft vervullen we als Bidfood een voortrekkersrol. Grote retailers beschikken wellicht over een eigen systeem, maar er zijn heel veel partijen in het land die hun voordeel met Certifeye kunnen doen.’
Uitvragen met Vragenlijsten
Sander experimenteert met vragenlijsten voor klanten die hij in Certifeye maakt en verstuurt. ‘Met de lijsten gaan we de interne richtlijnen van onze leveranciers na en geven we aan wat we van hen verwachten. Die informatie nemen we op in onze procedures en processen. Zo tonen we aan dat we met gecertificeerde leveranciers werken, die aan onze eisen voldoen.’
Informatiedeling van bedrijfsprocessen
Het delen van informatie over al dan niet duurzaam geproduceerde artikelen, productspecificatie processen, milieufootprints, maar ook sociale omstandigheden en leveranciersbeoordelingen heeft een enorme vlucht genomen. De trend vraagt om een visie en herijking van bedrijfsprocessen.
Hoe gaat Bidfood daarmee om?
Sander: ‘De vraag naar data neemt toe. Om die ontwikkeling bij te benen heb je een goed systeem nodig waarmee je kwaliteitseisen kunt waarborgen. Een paar jaar geleden was de richtlijn om met een nieuwe leverancier in zee te gaan nog niet zo strak geformuleerd en keken we vooral naar welke andere partijen al werden geleverd.’
Op zoek naar een basis om informatie te delen
‘Ik denk dat het goed is voor de keten om een basis neer te leggen voor de manier waarop informatie kan worden gedeeld en opgeslagen. Om goed samen te werken in de keten is transparantie nodig.
