Wallet Manager – FAQ

De Wallet Manager is een licentie waarmee u de certificaten van meerdere partijen, bijvoorbeeld kwekers of leveranciers, gelijktijdig kunt beheren. De beheerder van een Wallet Manager account kan anderen uitnodigen om de gratis Certifeye Wallet te gebruiken en daarbij de toegang tot deze accounts behouden. Wanneer een kweker certificaatverzoeken ontvangt, kan de beheerder deze beantwoorden zonder dat de leverancier hier iets voor hoeft te doen. Op deze manier ontlast u uw leveranciers van administratieve taken en bewaart u het overzicht over de eisen waaraan zij voldoen. De Wallet Manager is daarom vooral populair onder kwekersverenigingen.

Lees meer over de rechten van een beheerder op deze pagina.

Wilt u meer weten over het lid worden van Certifeye en wat dit platform voor uw bedrijf kan betekenen? Neem dan contact op met info@certifeye.com. Wij denken graag met u mee! 

Op dit moment is het maximumaantal Wallets dat u kunt beheren 25. Als u meer dan 25 Wallets wilt beheren, kunt u contact met ons opnemen via info@certifeye.com. 

U kunt alleen toegang krijgen tot, en certificaten beheren als een leverancier een Wallet-account heeft. Met een Wallet Manager kunt u eenvoudig een uitnodiging sturen naar de leverancier om zich bij het netwerk aan te sluiten. Zodra zij hun account activeren, wordt u op de hoogte gebracht en wordt u hun beheerder. U kunt ook hun activatiestatus volgen in uw overzicht.

Een bedrijf kan zich ook zelfstandig registreren bij Certifeye. In dat geval is het mogelijk om hun bestaand account te koppelen aan uw Wallet Manager-licentie. Zo’n verzoek moet worden gevalideerd door beide partijen: de Wallet-eigenaar en de Wallet-beheerder. Als u geïnteresseerd bent in een dergelijke wijziging, neemt u alstublieft contact met ons op via support@certifeye.com.  

De Wallet Manager licentie wordt gebruikt door één beheerder. Deze gebruiker heeft toegang tot alle Wallet accounts die toestemming geven om beheerd te worden.

De beheerder van een Certifeye Wallet krijgt toegang tot het account en kan dezelfde acties uitvoeren als de eigenaar. Een persoon in die rol zal in staat zijn om documenten te uploaden, bij te werken en om e-mails van Certifeye te ontvangen, inclusief aanvragen voor documenten en meldingen over het gekoppelde Wallet account. Het is voor een Wallet gebruiker mogelijk om de activitenten op het platform met deze rol volledig uit te besteden.

De eigenaar kan op elk moment een beheerder verwijderen, terwijl u de rechten van de eigenaar niet kunt intrekken. Als u zich als beheerder uit het systeem verwijdert, wordt de eigenaar hiervan automatisch op de hoogte gebracht via e-mail.

Een eigenaar is de enige die een Certifeye account kan activeren en verzoeken om het te sluiten. De eigenaar kan de documenten die geüpload zijn de Certifeye Wallet bewerken en hun privacy instellingen selecteren. Zij bepalen ook uitsluitend wie beheerder wordt om in hun naam te handelen.

• De Certifeye Wallet is een gratis account om uw eigen certificaten te verzamelen en te delen.  
• De Wallet beheerder is een rol in uw Wallet account die kan worden toegewezen aan een collega, uw kwekersvereniging of een andere persoon die u vertrouwt om u te helpen bij het beheer van uw certificaten. 
• De Wallet Manager is een licentie waarmee één beheerder toegang krijgt tot meerdere Wallet accounts en deze kan beheren vanuit één overzicht. 

Als u niet zeker weet welk licentietype het beste past bij uw situatie, denken wij graag met u mee. U kunt contact met ons opnemen via info@certifeye.com.  

Uw rol van beheerder voor een bepaalde Wallet kan op drie manieren eindigen:  

• De eigenaar van de Wallet kan uw beheerdersrechten intrekken. U ontvangt een e-mail als dit gebeurt.  
• U kunt ervoor kiezen om uzelf te verwijderen uit de beheerdersrol van een Wallet, maar alle andere Wallets onder uw toezicht behouden in de Wallet Manager. 
• U kunt ervoor kiezen om uw Wallet Manager account te sluiten, waardoor u automatisch de toegang verliest tot alle Wallets onder uw beheer. 

In alle gevallen zullen de Wallets die u beheerde niet worden beïnvloed en blijven deze onder volledige controle van hun oorspronkelijke eigenaars. Zij worden automatisch de primaire contactpersoon zodra de beheerder wordt verwijderd en kunnen vervolgens besluiten om een andere beheerder aan te stellen. 

Uw administratieve taken voor een Wallet kunnen op 3 manieren eindigen:  

• De eigenaar van de Wallet kan uw beheerdersrechten intrekken. U ontvangt een e-mail als dit gebeurt.  
• U kunt ervoor kiezen om uzelf te verwijderen uit de rol van beheerder van een specifieke Wallet. 

• U kunt ervoor kiezen om uw Wallet Manager account te sluiten, waarbij u automatisch de toegang verliest tot alle Wallets die u beheerde.  

Houd er rekening mee dat in alle gevallen de Wallets die u heeft beheerd niet zullen worden verwijderd en onder de volledige controle blijven van hun oorspronkelijke eigenaren. De eigenaren worden automatisch de primaire contactpersoon zodra de beheerder wordt verwijderd en kunnen besluiten om een andere beheerder aan te stellen.

Als Wallet-beheerder kunt u Certifeye-verzoeken op twee manieren beantwoorden:  

1. Vanuit uw Wallet Manager administratie – wanneer u een taak op het dashboard opvolgt en wordt doorverwezen naar de specifieke Wallet.  

1. Direct vanuit het Wallet-account – als beheerder heeft u de mogelijkheid om in te loggen op de specifieke Wallet en het verzoek op te volgen.  

In beide gevallen komt u op de “Start” pagina terecht. Hier ziet u speciale widgets – elk met een ander type taak.  

De widget “Aangevraagde Documenten” vermeldt alle openstaande verzoeken die wachten op uw actie.

1. Klik op een geselecteerd verzoek om de rij te markeren.
2. Klik op de ronde menuknop in de rechteronderhoek.
3. Kies een actie:  

• Weigeren, als u het gevraagde document niet heeft en niet van plan bent om dit te verkrijgen. Hiermee wordt er netjes een bericht naar de aanvrager uitgestuurd dat het betreffende certificaat niet beschikbaar is of wordt.  
• Document selecteren, als u de bestanden in uw account wilt doorbladeren of een nieuw bestand wilt uploaden.  
• Herplannen, als u het gevraagde document nu niet heeft, maar het later wilt verstrekken.  

Zodra u aan een verzoek hebt voldaan, wordt de taak uit de widget verwijderd.  

Door een bestand te verstrekken, ontstaat er een abonnement tussen de aanvrager en uw document. Elke keer wanneer u dit certificaat vernieuwt, ontvangt de abonnee automatisch de nieuwste versie, zonder dat er een nieuw verzoek verstuurd hoeft te worden.  

Een vragenlijst is een webformulier dat gemaakt en aangevraagd is door een andere Certifeye-gebruiker. Als Walletbeheerder kunt u te maken krijgen met dergelijke verzoeken en kunt u ze op 2 manieren beantwoorden:  

1. Vanuit uw Wallet Manager administratie – wanneer u op de taak op het Dashboard klikt en in staat bent om de informatie namens het betreffende bedrijf te verstrekken, waarvan u dus de Wallet beheert.  

1. Direct vanuit het Wallet-account – als beheerder heeft u de mogelijkheid om in te loggen op de specifieke Wallet en het verzoek voor de vragenlijst daar op te volgen.  

In beide gevallen komt u op de “Start” pagina terecht. Hier ziet u speciale widgets – elk met een ander type taak.  

De widget “Aangevraagde vragenlijsten” vermeldt alle openstaande verzoeken voor vragenlijsten die wachten op uw actie.  

Om de vragenlijst in te vullen, volgt u deze eenvoudige stappen:  

Stap 1: Klik op de taak van de vragenlijst.
 

Stap 2: Druk op de ronde knop en ga naar “Vragenlijst invullen”. U wordt doorverwezen naar een online formulier dat is gedefinieerd door de Certifeye-gebruiker die u het verzoek heeft gestuurd.
 

Stap 3: Vul alle antwoorden in en zorg ervoor dat alle verplichte velden zijn ingevuld. Controleer ook of er eventuele extra tabbladen bovenaan de pagina te vinden zijn. Let op dat elke vragenlijst anders kan zijn; u kunt ook worden gevraagd om een bestand bij te voegen of uw handtekening te zetten.
 

Stap 4: Zodra u de antwoorden hebt ingevuld, klikt u op “Verzenden” bovenaan de pagina.  

Om een juiste verwerking van uw inzending te waarborgen, vragen wij u om uw antwoorden binnen 30 minuten na aanvang van de sessie te verstrekken.  

Indien nodig kunt u op de “Terug” knop drukken om de antwoorden die u al heeft ingevoerd op te slaan en later de rest van de vragenlijst in te vullen.  

Na het indienen ziet u een pop-up venster waarin u een bericht kunt toevoegen voor de aanvrager. Wanneer u terugkeert naar de landingspagina na het indienen van het antwoord, krijgt de vragenlijsttegel de status “Ingediend” in het groen.  

U ontvangt een bevestigingsmail zodra uw antwoorden beoordeeld en geaccepteerd zijn.  

Als de aanvrager de ingediende antwoorden afwijst, wordt u hiervan per e-mail op de hoogte gesteld. Ook vindt u in dit bericht de reden van afwijzing en de mogelijkheid om de vragenlijst te corrigeren. 

Een Tag is een digitaal label dat vastgemaakt wordt aan uw Wallet en/of de documenten die u daarin heeft verzameld. Tags kunnen gebruikt worden voor identificatie of om andere informatie mee te geven.

Op de Tags pagina kunt u tags van 2 typen Toevoegen, Wijzigen, Verwijderen, of Verversen:

• Zoek tag – Deze tag is openbaar en kan gebruikt wordenglobus om uw organisatie te vinden op Certifeye. Zoek tags zijn ook te zien op de Profiel pagina en kunnen, indien actief, gebruikt worden om te filteren in het Publieke Profiel. Ook kunnen ze gebruikt worden om uw documenten te markeren en te filteren.
• Gebruiker tag – Deze tag is prive en enkel zichtbaar voor de gebruikers van uw Wallet. Het kan alleen gebruikt worden om uw documenten te markeren en te filteren. 

Elke tag kan vertaald worden naar het Nederlands en het Engels, zodat de tag weergegeven wordt volgens de instellingen van de gebruikers.  

Een Tag toevoegen:   

1. Ga naar het tabblad Tags
2. Klik op + Tags toevoegen
3. Vul het nummer of de term in dat u wenst te gebruiken als tag 
4. Kies het Type
5. Clik op de knop Bewaren

Een Tag vertalen: 

1. Ga naar het tabblad Tags
2. Kies de tag die u wilt vertalen
3. Klik op het menu icoon in de Actie kolom
4. Klik op Wijzigen
5. Klik op het icoon van de wereldbol
6. Typ de vertaling in beide talen
7. Klik op de knop Bewaren

Tags gebruiken:

1. Ga naar Certificaten
2. Klik op het menu icoon in de Actie kolom
3. Kies de optie Beheer tags
4. Kies tags uit de lijst
5. Klik op de knop Opslaan

Uw documenten filteren met Tags: 

1. Ga naar de pagina Certificaten
2. Klik op de filterbalk bovenaan de pagina
3. Typ of selecteer de tags die u wilt gebruiken voor het filteren van documenten
4. Pas indien gewenst de filter optie aan

U kunt kiezen uit de volgende opties: 

En – alle documenten met alle geselecteerde tags filteren

Of – alle documenten met minstens één van de geselecteerde tags filteren

Geen – alle documenten met geen enkele van de geselecteerde tags filteren

U kunt gemakkelijk een overzicht van alle openbare certificaten van een Certifeye Wallet presenteren middels het Publieke Profiel. Enkel de geldige documenten met status openbaar zullen hierop getoond worden. 

Om het Publieke Profiel te activeren:  

1. Ga naar het tabblad Profiel.   
2. Scroll naar het onderdeel Publiek Profiel. 
3. Markeer het veld Activeer uw openbare profiel van uw Certifeye Wallet. 
4. U ziet de unieke link direct onder het gemarkeerde veld. 
5. Vul extra (contact)informatie in van uw organisatie. 
6. Sla uw wijzigingen op door te klikken op de Bijwerken knop onderaan de pagina. 

Deel uw Publiek Profiel URL op uw website of op social media. Bezoekers kunnen dan uw bestanden downloaden of zich hier direct op abonneren en automatisch updates ontvangen als zij een Certifeye account hebben.

U kunt als Walletbeheerder alle openstaande taken voor uw eigen Certifeye Wallet zien, alsook voor alle Wallets die u beheert vanuit uw Wallet Manager licentie. Volg hiervoor de onderstaande stappen:

Met de Wallet Manager krijgt u toegang tot de Business Licentie van de Certifeye-applicatie, waar u een overzicht kunt raadplegen van alle bijbehorende bedrijven. De informatie die is verzameld in het scherm ‘Beheerde Wallets’ kan worden aangepast en gepresenteerd volgens uw gewenste indeling.  

U kunt eenvoudig toegang krijgen tot elke beheerde Wallet door deze te selecteren en het contextmenu te openen met de rechtermuisknop. Klik op de optie “Wallet openen” om in te loggen op het geselecteerde account.  

Ook ziet u alle openstaande taken in uw Dashboard. Hier wordt aangegeven welke Wallet een verzoek heeft ontvangen voor een bepaald certificaat of vragenlijst en van welke klant dit verzoek afkomstig is. Ook kun je hier zien of documenten in de Wallets binnenkort verlopen.  

Als Walletbeheerder kunt u documenten beheren voor meerdere bedrijven/entiteiten. Elk van hen kan een eigen Wallet account hebben. Als een Certifeye-gebruiker een verzoek naar een organisatie onder uw beheer stuurt, maar de verzoeker is nog niet verbonden aan de door u beheerde Wallets, wordt u gevraagd om het account te selecteren dat u wilt gebruiken om het verzoek te beantwoorden.  
U kiest hierbij een van de Wallets onder uw beheer of uw eigen Wallet Manager account. Zodra deze verbinding is gemaakt, wordt elk nieuw verzoek direct naar het verbonden account gestuurd. Als Walletbeheerder kunt u altijd de open verzoeken op uw Dashboard controleren.

Als de aanvrager de antwoorden die uw bedrijf heeft ingediend afwijst, wordt u per e-mail op de hoogte gesteld met een afwijzingsopmerking. De afwijzingsmail bevat een link die u terugleidt naar de Wallet waar u eventuele informatie kunt corrigeren of aanvullen. U ziet een overzicht van alle afgewezen items in de widget “Afgewezen vragenlijsten”. Om toegang te krijgen tot de afgewezen antwoorden, klikt u op de taak. Druk vervolgens op de ronde knop en ga naar “Vul de vragenlijst in“. Nadat u alle nodige correcties heeft aangebracht of ontbrekende informatie heeft ingevuld, drukt u op de knop “Verzenden“.

Bij het indienen kunt u een bericht toevoegen als antwoord op de afwijzingsopmerking die door de aanvrager is verzonden.  

Via uw Dashboard krijgt u direct een overzicht van alle vereiste en verlopen certificaten, alsook nieuwe documentverzoeken.

U ziet dus onmiddellijk welke certificaten vernieuwd moeten worden, alsook welke documenten nog wachten op goedkeuring.

Een beheerde Certifeye Wallet maakt het mogelijk om hiermee verbonden te blijven aan andere Certifeye gebruikers en om hun aanvragen gemakkelijk te beantwoorden vanaf 1 scherm.  
  
Om een aanvraag te beantwoorden vanuit de Certifeye Wallet:

1. Open de e-mail met de aanvraag.  
2. Klik op de link in de e-mail.
   Houd er rekening mee dat deze stap noodzakelijk is om uw Certifeye Wallet te verbinden aan het account van de aanvrager.  
3. Log in naar uw account.  
4. Op de startpagina ziet u de aanvragen widget, waarin u alle Aangevraagde documenten kunt zien. 
5. Klik op het aangevraagde document om de rij te markeren.  
6. Klik op de ronde knop in de hoek rechtsonder.  
7. Kies uw actie:
   – Weigeren, als u het verzochte certificaat niet bezit en niet van plan bent te behalen in de nabije toekomst.
   – Kies document, als u wilt bladeren door uw documenten of een nieuwe wil uploaden. 
   – Herplan, als u het aangevraagde document op dit moment niet bezit, maar deze wel wilt aanbieden op een later moment. 

Zodra u een aanvraag beantwoordt, verdwijnt deze uit de widget. Indien u een bestand hebt aangeboden, ontstaat er een abonnement tussen de aanvrager en uw document. Elke keer wanneer u dit certificaat vernieuwt, zal deze persoon automatisch de nieuwe versie ontvangen zonder dat er nieuwe aanvragen aan te pas komen.