Uit de praktijk: Jonker & Schut

Onze gebruikers kennen Certifeye door en door. Hoe helpt het platform hen bij terugkerende administratieve werkzaamheden? Vandaag geven wij het woord aan Anton Heintjes, accountmanager, en Tom Nijhof, kwaliteitsmanager bij Jonker & Schut. Zij werken al sinds 2021 met Certifeye en delen graag hun ervaringen in het verpakken en ompakken van poedervormige zuivelproducten en certificaatbeheer.

‘Certifeye maakt certificaatbeheer schaalbaar en dat is super belangrijk voor ons’

‘Het maakt niet uit van hoeveel leveranciers je certificaten en documenten moet opvragen en beheren. Als je ze borgt met een goedwerkend systeem als Certifeye, doen aantallen er niet toe. Certifeye maakt certificaatbeheer namelijk schaalbaar en die schaalbaarheid is superbelangrijk voor ons’, zegt Anton Heintjes, accountmanager bij Jonker & Schut.

Zijn collega en kwaliteitsmanager Tom Nijhof voegt daaraan toe: ‘De bedrijven aan wie wij producten leveren, willen weten of onze leveranciers en wijzelf gecertificeerd zijn. Met Certifeye kunnen we heel eenvoudig checken wie en wat is goedgekeurd en leiden we ons uitgebreide certificaatbeheer in goede banen.’

Strenge controles
De productieketen van Jonker & Schut bestaan voor het leeuwendeel uit poedervormige zuivelproducten die onder streng toezicht van uiteenlopende instanties vallen. Zo heeft de organisatie de juiste halal- en koosjercertificaten en daarmee een welverdiende plek in de bijbehorende leveringsketen. Daar komen ook nog doorlopende controles van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) en Stichting Controle Orgaan voor Kwaliteits Zaken (COKZ) bij. Dit alles komt uit op zo’n 50 audits per jaar.

Nauwkeurige en zorgvuldige ketenregistratie
Uit de hele wereld komen certificerende instanties bij het bedrijf langs om te checken of de producten waarmee wordt gewerkt uit koosjer en halal gecertificeerde grondstoffen bestaan. Jaarlijks worden daarvoor honderden certificaten en documenten opgevraagd en met het online platform beheerd. Veel voedsel dat we dagelijks consumeren bevat namelijk zuivelcomponenten: van bakproducten, brood, fris en chocolade tot bier, sportvoeding en zelfs medicijnen. Het gaat om een grote diversiteit aan producten. Bij aflevering van de producten moet Jonker & Schut ook zijn eigen certificeringen kunnen overleggen.

Poortwachtersfunctie om keten te borgen
De processen vereisen een nauwkeurige en zorgvuldige ketenregistratie. ‘Jonker & Schut vervult in de keten een poortwachtersfunctie’, zegt Anton. ‘We zijn een dienstverlenend bedrijf, geen producteigenaar. Klanten kopen poeders in om dat vervolgens te verkopen. Wij verpakken en transporteren. Bij aflevering moeten we aan kunnen tonen dat de producten die we vervoeren ook daadwerkelijk koosjer en halal geproduceerd zijn. Iemand moet de keten borgen. Om dat proces te managen gebruiken we Certifeye.’

Uren bezig met mailverkeer
Voorheen werden benodigde certificaten in mappen opgeslagen op de computer. Als daarin iets veranderde, waren de kwaliteitsbewakers van Jonker & Smit uren bezig met het rondsturen van mailtjes.
Tom: ‘We werden niet getriggerd als een certificaat verliep. Jaarlijks gingen er honderden mails uit om afdelingen, klanten en leveranciers te vragen of documenten aan vervanging toe waren of aangepast moesten worden. Vaak kreeg je onvolledige informatie terug, of de boodschap dat de rest wel zou volgen of wat later zou komen. Dat gebeurde natuurlijk niet en moest je weer aan de slag.’

Soepel certificaatbeheer
‘Dat proces loopt met Certifeye nu veel soepeler. Het platform verzorgt en ontzorgt ons en houdt ons certificaatbeheer actueel. Mails worden automatische de deur uitgestuurd als een nieuw certificaat nodig is of toe is aan een update.’
Ton en Anton voorzien dat het aanleveren van certificaten en het beheer daarvan in de toekomst alleen maar zal toenemen. ‘Klanten, leveranciers en producenten willen steeds vaker precies weten waar producten uit bestaan en waar ze vandaan komen.’

Certificaatbeheer als integraal onderdeel QMS
Goed certificaat- en documentbeheer vergt goede organisatie en registratie. ‘Wet- en regelgevingen veranderen met de dag. Er komt steeds meer controle op ons af, want we varen mee op de eisen van de klant. Certifeye is voor ons het enige middel waarmee we de processen kunnen borgen.’
Certificaatbeheer maakt om die reden integraal onderdeel uit van het QMS van Jonker & Schut. ‘Certifeye zal steeds dieper in ons kwaliteitsmanagement worden geïntegreerd, waardoor we het platform steeds meer zullen gebruiken.’

Met Certifeye enquêtes en vragenlijsten maken
Anton en Tom zijn al voorbereidingen aan het treffen om Certifeye in te zetten voor enquêtes en vragenlijsten richting leveranciers. Gedacht wordt aan kwaliteitsgerichte vragenlijsten en klanttevredenheidstests. ‘We zijn MVO gecertificeerd en overwegen om hierover vragenlijsten uit te sturen. Maar dat is nog toekomstmuziek. Nu zijn we vooral bezig ervoor te zorgen dat de halal en koosjer producten goed zijn geborgd.’

Certifeye gezien gemak en tijdwinst dé oplossing
Goed voorbeeld doet goed volgen. Relaties hebben bij Jonker & Schut hun oog laten vallen op Certifeye en zijn er gebruik van gaan maken.
Anton: ‘Ik denk dat veel bedrijven jaloers op ons kunnen zijn als ze zien hoe weinig tijd wij kwijt zijn met ons certificaatbeheer, omdat alles hier automatisch verloopt. Als je certificaatbeheer in je kwaliteitssysteem wilt vastleggen, dan is Certifeye gezien het gemak en de tijdwinst dé oplossing.’